Instytucja Koordynująca Strategiczne Ramy Odniesienia zajęła stanowisko odnośnie obowiązku archiwizacji dokumentacji projektów realizowanych w ramach PO KL. Znalazło się ono w piśmie wystosowanym przez Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, nr syg. DZF-IV-92262-477-AB/09.
 
Zgodnie z jego treścią, w związku z obowiązkami w zakresie przechowywania dokumentów uzupełniających dotyczących wydatków i audytów programów operacyjnych, nałożonymi na instytucje zarządzające poszczególnymi programami i instytucje im podległe (obowiązki te wynikają z ust 1 art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006), również beneficjenci realizujący projekty w ramach PO KL zobowiązani są do gromadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej w okresie wskazanym przez to rozporządzenie. W związku z tym w przypadku samodzielnej realizacji projektu przez beneficjenta, powinien on zapewnić prawo wglądu do dokumentów finansowych projektu przez okametres tożsamy ze wskazanym w procedurach PO KL okresem archiwizacji – tj, do dnia 31 grudnia 2020 r.
 
Zgodnie ze stanowiskiem IK NSRO powyższego obowiązku nie należy nakładać na wykonawców poszczególnych zadań projektu wybranych przez beneficjenta np. w drodze postępowania przetargowego. To beneficjent jest zobowiązany do skompletowania oraz przechowywania dokumentacji pozwalającej prześledzić ścieżkę audytową każdego z poniesionych wydatków. W przypadku gdy specyfika wymaga, by w archiwizowanej dokumentacji projektu znalazły się również dokumenty finansowo-księgowe samego wykonawcy, zgodnie z ust. 3 art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 beneficjent powinien zabezpieczyć je w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Tak przygotowane dokumenty powinny być przechowywane z pozostałą częścią dokumentacji projektu i w razie potrzeby udostępnione właściwym służbom kontrolnym. Oryginalna dokumentacja finansowo-księgowa pozostaje w posiadaniu wykonawcy i jest przez niego przechowywana oraz udostępniana w oparciu o obowiązujące go właściwe przepisy prawa krajowego.

powrót